Política y Normativa de Gestión Documental

El Ayuntamiento de Las Rozas de Madrid, en la gestión documental sigue las siguientes directrices:

Primero.‐ Cumplimiento de la normativa estatal y autonómica en especial la Ley 39/2015 de procedimiento administrativo común, la Ley 15/1999 de protección de datos de carácter personal y la Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

Segundo.‐ Recomendaciones de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, en especial la 1/2008 de 14 de abril de datos personales en los servicios sociales de los entes locales que a su vez hace referencia a la Ley 41/2002: A) Cuando la historia social está activa por tener utilidad para la prestación social del usuario deberá conservarse durante el tiempo en que se esté prestando la asistencia social y con posterioridad un tiempo mínimo de cinco de años. B) Transcurrido el plazo anterior la historia pasará a ser pasiva y solo deberá conservarse la documentación únicamente a efectos judiciales.

Tercero.‐ La anterior recomendación será también aplicable a todos aquellos expedientes que incluyan datos que tengan de carácter de especialmente protegidos según la Ley 15/1999 y ello porque esta Ley obliga a no preservar datos personales, una vez finalizada la utilidad para la que fueron recogidos.

Cuarto.‐ Para los demás casos, sin perjuicio de que la normativa sectorial disponga otra cosa, los expedientes se conservaran el tiempo necesario a efectos de anulabilidad de los acuerdos, rendición de cuentas y fiscalización, responsabilidad y referencias legales de prescripción. 

Quinto.‐ Respecto a la destrucción de documentos indicar que no se ha aprobado ninguna norma que lo regule, en especial cuando se trate de documentos que contengan datos de carácter personal, debiéndose en este caso realizar por una empresa debidamente acreditada que debe emitir el correspondiente certificado de destrucción